Akte-digitalisering: het stappenplan

Digitaliseren in het notariaat kent een extra dimensie: vormvereisten. Precies daarom loont het om het proces stap voor stap aan te pakken in plaats van in één keer.

Stap 1: breng de dossierstroom in kaart

Van intake tot passeren en archivering: teken uit welke stappen er zijn, wie ze uitvoert en welke documenten er ontstaan. Bijna elk kantoor ontdekt hierbij twee of drie stappen die er historisch zijn ingeslopen en geen doel meer dienen.

Stap 2: standaardiseer conceptaktes

Werk met modellen en variabelen in plaats van met kopieën van eerdere aktes. Dat verkleint de kans op overgenomen fouten en maakt versiebeheer inzichtelijk: welk model is gebruikt en welke versie stond op dat moment vast.

Stap 3: digitale uitvraag bij cliënten

Identificatie, volmachten en onderliggende stukken via een beveiligd portaal in plaats van via e-mail scheelt niet alleen risico maar ook doorlooptijd, doordat ontbrekende stukken automatisch worden opgevolgd.

Stap 4: archivering die aan de eisen voldoet

• Onveranderlijke opslag met datum- en gebruikerstempel.
• Bewaartermijnen per dossiersoort, automatisch bewaakt.
• Volledige audittrail van inzage en wijzigingen.
• Opslag binnen de EU met heldere verwerkersafspraken.