Van 7 tools naar 1: zo migreert u in een dag

De angst voor migratie is de grootste reden waarom kantoren blijven werken met een verzameling systemen die niemand meer prettig vindt. Die angst is begrijpelijk en meestal overdreven.

Begin met een inventarisatie van wat u écht meeneemt

In de praktijk is tussen de dertig en vijftig procent van de data in een oud systeem niet meer relevant: uitgeschreven cliënten, dubbele contactpersonen, dossiers die jaren geleden zijn afgesloten. Migreer bewust en gebruik het moment om op te ruimen.

De volgorde die werkt

• Relaties en contactpersonen eerst — dat is de ruggengraat.
• Daarna lopende dossiers met hun status en verantwoordelijke.
• Vervolgens documenten, gekoppeld aan de al gemigreerde dossiers.
• Als laatste openstaande uren en facturatiegegevens.
• Historische archieven eventueel later, of read-only laten staan.

Plan de knip, niet de parallelperiode

Twee systemen naast elkaar draaien klinkt veilig maar is de belangrijkste oorzaak van mislukte migraties: niemand weet meer waar de waarheid staat. Kies één datum, bij voorkeur na een aangiftepiek, en zet het oude systeem daarna op alleen-lezen.

Rekening houden met de menselijke kant

Techniek is zelden het probleem. Wijs per team één sleutelgebruiker aan die vooraf getraind is, plan de eerste werkdag met beperkte cliëntafspraken, en accepteer dat week één iets minder productief is. Vanaf week drie is dat verlies doorgaans terugverdiend.