Hoe kan ik als kantoor inzicht krijgen in de winstgevendheid per klant?

Veel kantoren kennen aan het einde van het jaar hun totale omzet en winst, maar niet welke klanten daar werkelijk voor hebben gezorgd. Twee klanten kunnen dezelfde factuur krijgen en toch een heel verschillende bijdrage leveren doordat de ene veel meer tijd kost.

Inzicht ontstaat door drie gegevens te verbinden: geschreven uren, de kostprijs van die uren en het gefactureerde bedrag. Daarmee berekent u marge en realisatie per klant en opdracht. Dat werkt alleen als uren direct worden geregistreerd en tijd, facturatie en dossiers in hetzelfde systeem staan.

Wat is winstgevendheid per klant?

• Opbrengst: wat u in een periode aan de klant factureert.
• Kosten: gewerkte uren maal de kostprijs per uur, plus directe kosten.
• Realisatie: de verhouding tussen het gefactureerde bedrag en de waarde van de gewerkte uren tegen standaardtarief.

Waarom is betrouwbaar inzicht lastig?

• Achteraf geschreven uren missen kleine werkzaamheden.
• Vertraagde facturatie vertraagt doorgaans ook betaling.
• Versnipperde systemen vragen om handmatig samenvoegen.
• Kennis over werk en tijd zit soms alleen in het hoofd van een medewerker.
• Handmatige managementrapportages kosten zelf veel tijd.

Stap voor stap naar inzicht

• Koppel iedere gewerkte minuut aan een klant, dossier en soort werk.
• Bepaal een kostprijs per uur per functie.
• Koppel facturatie aan dezelfde dossiers.
• Bereken realisatie en marge per klant én per opdrachtsoort.
• Volg onderhanden werk om de invloed op liquiditeit te zien.
• Bekijk wekelijks declarabiliteit, onderhanden werk, realisatie, doorlooptijd en omzetconcentratie.

Hoe leest u de cijfers?

Een lage realisatie bij één klant kan wijzen op scopegroei, late aanlevering of een tarief dat niet past. Structureel afboeken op dezelfde werksoort duidt eerder op een prijsprobleem. Bij vaste pakketten moet u weten hoeveel uren ze werkelijk kosten. Een lage marge hoeft niet direct tot afscheid te leiden: een groeiende of strategische klant kan andere waarde hebben.

Van cijfers naar betere klantgesprekken

Gebruik tussentijdse rapportages met omzet, marge, liquiditeit en debiteurensaldo. Een sterk adviesgesprek volgt een vaste lijn: terugblik, actuele cijfers, prognose en drie concrete acties. Zo worden cijfers een hulpmiddel voor advies in plaats van alleen interne controle.

Wat u in AdvisrCRM ziet

AdvisrCRM brengt tijdregistratie, dossiers en facturatie samen. Realtime KPI's tonen omzet, productiviteit en marges; omzetanalyse maakt renderende diensten zichtbaar; Client 360 bundelt gezondheid, omzet en kansen; capaciteitsinzicht helpt werk realistisch te plannen.