Wwft 2026: wat verandert er voor uw kantoor?

De Wwft blijft het onderwerp waar kantoren het meeste tijd aan kwijt zijn en het minste plezier aan beleven. Niet omdat de regels onbegrijpelijk zijn, maar omdat het bewijs van naleving vaak verspreid ligt over mappen, mailboxen en hoofden.

Waar toezichthouders in de praktijk op letten

In vrijwel elk toetsingsgesprek komen dezelfde drie punten terug: is het cliëntonderzoek aantoonbaar uitgevoerd vóór aanvang van de dienstverlening, is het risicoprofiel onderbouwd en periodiek herzien, en is er een sluitende vastlegging van UBO's en de wijze waarop die zijn vastgesteld. Niet de uitkomst maar de reconstrueerbaarheid is het struikelblok.

Vijf punten om nu in te richten

• Cliëntacceptatie als vaste workflow, niet als losse checklist in Word.
• Risicoclassificatie met een korte, schriftelijke onderbouwing per cliënt.
• UBO-vaststelling met bronvermelding en datum, herzien bij elke structuurwijziging.
• Een periodieke hertoets die automatisch opkomt in plaats van handmatig gepland wordt.
• Een audittrail die per dossier laat zien wie wat wanneer heeft vastgesteld.

Van dossierlast naar procesroutine

Kantoren die de Wwft in hun werkstroom inbouwen in plaats van ernaast, besteden er merkbaar minder tijd aan. Het verschil zit niet in extra controles maar in het moment: als de acceptatiestap onderdeel is van het aanmaken van een cliënt, kan hij niet worden overgeslagen en hoeft hij achteraf niet gereconstrueerd te worden.

Een tweede winstpunt is signalering. Verlopen identificatiedocumenten, gewijzigde UBO-registraties en cliënten waarvan het risicoprofiel al meer dan een jaar niet is herzien, zijn zaken die een systeem kan opmerken en een mens vergeet.