Kantoormanagement en KPI's: sturen op uurtarief, realisatie en marge
De meeste kantoren meten te veel en sturen te weinig. Vijf cijfers, wekelijks bekeken, geven meer richting dan een maandrapportage van twintig pagina's.
Voor eigenaren en managers die willen sturen op marge in plaats van op gevoel.
De vijf cijfers die er toe doen
Declarabiliteit, onderhanden werk in dagen, realisatiepercentage, doorlooptijd per dossiersoort en omzetconcentratie. Meer cijfers maken de rapportage completer maar de sturing niet beter.
- Declarabiliteit als signaal, niet als afrekeninstrument.
- Onderhanden werk in dagen — de directste knop op liquiditeit.
- Realisatie per opdrachtsoort legt prijsstelling en scope bloot.
- Doorlooptijd voorspelt klanttevredenheid beter dan bestede uren.
- Omzet bij je tien grootste cliënten: boven 30% is een bewuste keuze nodig.
Van uurtarief naar waardeprijzen
Structureel afboeken op dezelfde opdrachtsoort is geen efficiëntieprobleem maar een prijsprobleem. Vaste prijzen per pakket werken alleen als je de werkelijke uren per pakket kent — daarom komt meten eerst.
Capaciteit en bezetting
Personeelstekort los je zelden op met werven alleen. Kijk eerst naar herstelwerk, intern overleg en werk dat op een lager niveau kan: dat is capaciteit die je al betaalt.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet ik deze cijfers bekijken?
Wekelijks, in vijf minuten. Een dashboard dat elke maandagochtend te lezen is, verandert meer aan gedrag dan een perfect maandrapport.
Wat is een gezond realisatiepercentage?
Dat verschilt per dossiersoort. Belangrijker dan de absolute waarde is de trend en het verschil tussen opdrachtsoorten.