Compliance: Wwft in Nederland en ITAA-AML in België
Toetsingen mislukken zelden op beleid en bijna altijd op reconstrueerbaarheid. Deze pijler beschrijft hoe je een dossier opbouwt dat een toetsing doorstaat, in Nederland én in Vlaanderen.
Voor compliance-verantwoordelijken die aantoonbaar willen voldoen zonder dubbel werk.
Het verschil tussen NL en BE in de praktijk
De kern is gelijk: ken je cliënt, onderbouw je risico, leg vast. De verschillen zitten in toezicht en terminologie — NBA/BFT en Wwft in Nederland, ITAA en de antiwitwaswet in België, met UBO-registratie via het KBO en eStox.
Cliëntacceptatie als workflow
Zolang acceptatie een los document is, kan hij worden overgeslagen. Als de acceptatiestap onderdeel is van het aanmaken van de cliënt, ontstaat de vastlegging vanzelf en hoeft er achteraf niets gereconstrueerd te worden.
- Risicoclassificatie met korte schriftelijke onderbouwing per cliënt.
- UBO-vaststelling met bron en datum, herzien bij structuurwijziging.
- Automatische hertoets in plaats van handmatige planning.
- Audittrail: wie stelde wat wanneer vast.
Signalering vóór de deadline
Verlopen identificatiedocumenten, gewijzigde UBO's en profielen die langer dan een jaar niet zijn herzien: dit zijn precies de dingen die een systeem opmerkt en een mens vergeet.
Bewaartermijnen en AVG
Vastleggen is niet hetzelfde als eeuwig bewaren. Leg per dossiersoort de bewaartermijn vast, bewaak die automatisch en houd de opslag binnen de EU met heldere verwerkersafspraken.
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik of mijn dossiers toetsingsbestendig zijn?
Neem tien cliënten en probeer per cliënt binnen twee minuten te reconstrueren wie het cliëntonderzoek deed, wanneer en op basis waarvan. Lukt dat niet, dan zit het knelpunt in de vastlegging.
Geldt dezelfde inrichting voor een Belgisch kantoor?
Grotendeels wel. De controlepunten verschillen in bron en terminologie; de checklist behandelt beide varianten naast elkaar.